nirat / Getty Images
Tumpukan kertas adalah kesakitan, dan menguruskan sistem pemfailan rumah boleh menjadi seretan. Walau bagaimanapun, anda perlu menggantung beberapa dokumen kerana anda tidak tahu kapan anda memerlukannya.
Berapa lamakah anda perlu menyimpan cukai, resit, penyata bank, dan dokumen penting lain? Setiap jenis dokumen adalah berbeza supaya anda pasti ingin menyimpan semua dokumen anda cukup lama sebelum anda memecahkan mesin pencarik, walaupun anda fikir anda sudah selesai dengannya.
Menyelenggara Sistem Penyiasatan Rumah yang Boleh Dijalankan
Salah satu kunci untuk mencipta sistem pemfailan rumah yang boleh dilaksanakan adalah dengan memotong jumlah kertas yang anda terima. Ia benar-benar dapat mengurangkan jumlah kertas yang anda perlu hancur atau fail. Ini bermakna menghilangkan surat sampah, mendaftar untuk e-bill, dan tidak menerima risalah, kupon yang tidak akan pernah anda gunakan, katalog yang tidak akan pernah anda baca, atau ephemera lain yang anda rasa seperti anda perlu menggantung apabila anda mengenali anda benar-benar tidak.
Langkah kedua adalah memastikan anda mempunyai sistem pengurusan mel yang baik. Lebih cekap anda mengendalikan mel apabila ia masuk, kurang kerap anda perlu membuat sesi besar pemfailan, pencincangan, dan kitar semula.
Sediakan Sistem Elektronik
Menyingkirkan pemfailan kertas anda dengan menyediakan sistem pemfailan elektronik akan menjimatkan ruang dan menghilangkan kekacauan kertas anda. Pada masa kini, sistem pemfailan elektronik membuat banyak akal kerana ia lebih mudah berbanding sebelum ini.
Untuk memulakan, anda memerlukan pengimbas dan tempat menyimpan fail anda: sistem folder pada komputer dan sandaran dalam awan, serta cakera keras luaran. Semakin banyak sandaran yang anda miliki-di rumah dan di luar tapak-semakin bersedia anda akan menyusut tumpukan kertas kerja tanpa perlu risau tentang kehilangan sesuatu yang penting.
Sediakan folder umum untuk pelbagai jenis dokumen (seperti isi rumah, cukai, auto, sijil kelahiran, dll.) Anda tidak perlu terlalu tepat dengan menyimpan dokumen sejak sistem pemfailan elektronik boleh dicari.
Kemudian, imbas setiap dokumen dan simpannya dalam folder mengikut kandungannya. Pastikan setiap nama fail unik untuk menerangkannya supaya dapat ditemui dengan cepat melalui fungsi carian komputer anda. Juga, menambah tarikh pada akhir nama fail boleh membantu anda membezakan jenis dokumen yang sama dari tempoh masa yang berbeza. Sebagai contoh, bukannya memanggil utilitystatement.pdf utiliti utiliti anda, namakan ia utilstatement-Feb2019.pdf.
Terdapat juga beberapa aplikasi yang boleh membantu anda merakam dan menyimpan pelbagai dokumen dengan cepat. Ramai boleh diuruskan melalui telefon pintar atau tablet anda, jadi anda boleh menyingkirkan dokumen (terutama resit) apabila anda berada di tempat berhampiran komputer rumah anda.
Mengekalkan Salinan
Untuk dokumen yang paling penting, pakar menasihatkan menyimpan beberapa salinan. Ini mungkin bermakna menyimpan satu salinan dalam simpanan awan anda dan satu lagi pada cakera keras. Ini juga bermakna menyimpan satu salinan dalam pemfailan elektronik dan satu salinan keras dalam keadaan selamat.
Dokumen untuk Menyimpan Selamanya
Sejumlah dokumen perlu disimpan selama-lamanya. Ini adalah yang paling penting yang anda perlukan pada bila-bila masa pada masa akan datang untuk pelbagai sebab. Memastikan mereka disimpan di tempat yang selamat dan salinan yang selamat akan menjimatkan banyak masa apabila diperlukan.
- Rekod akademik: Diploma, transkrip, dan apa-apa kerja portfolio yang boleh digunakan pada masa akan datang apabila memohon pekerjaan. Kertas penyerahanBaptismal sijil Sijil kelahiran Sijil mati: Mungkin diperlukan untuk tujuan cukai. Lesen pemecah rekod Kerja: Mana-mana klausa, perjanjian, fail tatatertib, dan ulasan prestasi. Rekod-rekod perubatanMilitary recordsPassports Rekod dan rekod pencenSocial Security cardsWills
Dokumen untuk Menyimpan Tempoh Tempoh Tertentu
Bayangkan mempunyai nilai penyata bank sepanjang hayat dan bil-bil yang diletakkan di atas meja anda. Selepas sekadar satu dekad, timbunan itu mungkin besar sekali. Terdapat banyak jenis dokumen-kebanyakannya kewangan-yang perlu anda simpan selama tempoh tertentu, tetapi tidak perlu menyimpan selama-lamanya. Anda mungkin perlu merujuk mereka bulanan atau mingguan untuk seketika, maka mereka hanya menjadi sekeping kertas lain yang mengelilingi mewujudkan kekacauan.
Bahagian yang rumit adalah mengetahui apabila anda boleh menyingkirkan jenis rekod ini. Tidak ada jawapan yang baik untuk segala-galanya, tetapi garis panduan yang disyorkan berdasarkan apakah itu:
- Penyata bank: Satu bulanBulan: Satu tahun untuk apa-apa cukai atau waranti berkaitan; semua bil lain perlu dicacatkan sebaik sahaja ia telah dibayar. Bil kad kredit: Bergeram segera apabila dibayar. Perolehan peningkatan rumah: Simpan sehingga rumah dijual. Rekod pelaburan: Tujuh tahun selepas anda menutup akaun atau menjual keselamatan.Akhir: Simpan sehingga anda telah berpindah dan telah menerima deposit anda kembali dari tuan tanah.Paychecks dan membayar stubs: Satu tahun, atau sehingga anda menerima penyata W-2 anda untuk tahun cukai tersebut.Rasa pendapatan: Simpan untuk hayat jaminan untuk pembelian utama seperti peralatan dan elektronik. Untuk barangan seperti barangan runcit dan pakaian, hanya menyimpan resit sehingga anda tahu bahawa ia tidak diperlukan untuk memulangkan barang dagangan. Dokumen cukai: Tujuh tahun, termasuk pemfailan dan semua dokumen yang disertakan seperti W-2 dan penerimaan. Rekod-rekod buku: Pastikan sehingga bot, kereta, atau motosikal dijual.
Bagaimana Menghapus Dokumen
Dokumen mencarik adalah cara utama untuk melindungi diri anda dari kecurian identiti. Sebagai peraturan umum, terdapat dokumen-dokumen tertentu yang perlu dibuang. Ini termasuk apa-apa yang mempunyai nombor akaun, tarikh lahir, nama gadis, kata laluan dan PIN, tandatangan, dan nombor Keselamatan Sosial.
Sekiranya dokumen masih "aktif" - anda perlu memegangnya untuk rujukan-menempatkannya di dalam sistem pemfailan rumah anda mengikut topik. Hanya menghancurkan mereka apabila mereka tidak lagi digunakan.
Dokumen-dokumen apa yang hendak dicincang
Apabila anda selesai dengan dokumen-dokumen ini dan tidak memerlukannya lagi, jangan ragu untuk merosakkannya:
- Resit ATMKeputusan bankKertas sijil kelahiranCancel dan pengecualianKredit kad kreditKredit laporanLocoran lesen (tamat tempoh) Dokumen pekerjaan yang mempunyai maklumat mengenal pasti Pasport dan pasport yang lulusLaporan akaun pelaburanLegal dokumenInvestasi, stok, dan urus niaga hartanahMemilik dengan tandatangan (pajakan, kontrak, surat, dll.) Label bagasiMedikal dan rakaman pergigianPengguna dengan nombor Keselamatan Sosial Kata laluan atau nombor PINPembayaran stubsPermohonan kad kredit yang diluluskanReceipt dengan memeriksa nombor akaun, nombor kad kredit, atau apa-apa maklumat pengenalpastian yang lainPembuat bentukTranskrip dengan mengenal pasti maklumatTranslator perjalananUntuk mendapatkan tiket penerbanganKetera bilalan (telefon, gas, elektrik, air, TV kabel, internet, dan lain-lain)
Semua yang lain-seperti kertas kerja-anda boleh mengitar semula. Pastikan anda mempunyai sistem pemfailan yang fleksibel supaya anda dapat menyimpan dokumen-dokumen ini. Ia juga merupakan idea yang baik untuk mendapatkan tabiat melalui dokumen yang disimpan secara tetap. Cobalah untuk melakukan ini apabila membayar bil, memfailkan cukai anda, atau menjaga tugas berulang yang sama supaya anda tidak lupa dan kertas kerja anda keluar dari tangan.
