Portra / Getty Images
Kebanyakan organisasi yang mempunyai lebih daripada segelintir orang perlu mempunyai strategi komunikasi yang kuat untuk komunikasi dalaman dan luaran. Sama ada pemberitahuan mengenai perubahan dasar, prosedur sehari-hari, atau apa-apa di bawah matahari, pekerja perlu tahu tentang perkara-perkara penting.
Ini juga termasuk membina rancangan untuk bergerak pejabat dan membangunkan senarai semak bergerak.
Walaupun anda mungkin berfikir bahawa terdapat banyak langkah untuk merancang dalam langkah pejabat yang anda tidak mempunyai masa untuk mempertimbangkan komunikasi, anda benar-benar perlu mengambil satu atau dua hari untuk membuat strategi firma yang akan memastikan kedua-dua pekerja dan pelanggan sedar perubahan yang akan datang.
Lebih penting lagi, anda ingin memastikan pekerja anda terlibat secara langsung dalam pergerakan kerana mereka mungkin akan menjadi yang paling terjejas oleh langkah itu.
Mesej Dalaman Utama
Mesej utama harus melibatkan masa, pembungkusan, penutupan pejabat, susunan pejabat baru, dan butiran tentang lokasi baru.
- Garis masa: Pastikan anda menyenaraikan semua langkah utama pergerakan supaya semua orang tahu apa yang diharapkan dan kapan. Arahan pembungkusan: Berikan kakitangan dengan arahan mengenai bagaimana untuk mengemas pejabat atau bilik mereka untuk bergerak. Ini harus termasuk di mana untuk mendapatkan bahan pembungkus, apa yang mereka bertanggungjawab untuk pembungkusan, dan tarikh akhir. Notis lanjut mengenai penutupan pejabat: Semasa langkah itu, Anda mungkin perlu menutup kantor untuk membolehkan pembungkusan terakhir dan pemindahan peralatan kantor dan perabot. Pastikan kakitangan anda mengetahui tarikh-tarikh ini dan jika dan bagaimana perniagaan akan diteruskan semasa langkah dan bagaimana ini akan menjejaskan jadual kerja dan beban kerja mereka. Pelan pejabat baru: Kakitangan akan ingin mengetahui lebih awal tentang apa ruang baru dan bagaimana pejabat akan ditubuhkan. Adakah mereka masih mempunyai ruang sendiri atau adakah mereka sekarang berada dalam bilik atau rancangan lantai terbuka? Pastikan anda mencipta cara untuk memaklumkan kepada kakitangan mengenai bagaimana ruang kerja mereka mungkin berubah. Lokasi baru, tempat letak kereta, dan pilihan perjalanan: Sediakan kakitangan dengan semua maklumat yang mereka perlukan mengenai lokasi baru supaya mereka dapat menyediakan pengangkutan ke ruang baru.
Cara Menjurkan Objektif kepada Kakitangan
Cara anda menghantar mesej harus diputuskan oleh jenis mesej itu. Sebagai contoh, garis masa dengan mudah boleh dihantar melalui intranet syarikat anda; sedangkan, penutupan pejabat mungkin disampaikan dengan baik pada mesyuarat kakitangan untuk memastikan soalan boleh ditanya dan dijawab.
- Intranet: Bagi syarikat atau organisasi yang mempunyai intranet, ini biasanya merupakan platform terbaik untuk kebanyakan mesej. Ia membolehkan kemas kini mudah untuk fail dan maklumat yang dapat menjangkau semua pekerja. Mesyuarat orang lain: Tidak kira apa mesej, mesyuarat kakitangan adalah tempat yang baik untuk membuat pengumuman dan membolehkan kakitangan mempunyai peluang untuk mengadakan perbincangan yang lengkap. Anda juga boleh menggunakan masa mesyuarat untuk menyemak bagaimana maklumat akan dikomunikasikan supaya kakitangan tahu bahawa mereka akan dimaklumkan. E-mel: Walaupun e-mel adalah mudah, ia tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menyampaikan maklumat. Anda tidak mahu menghantar e-mel yang begitu banyak sehingga orang tidak dapat mencari maklumat apabila mereka memerlukannya. Jika anda menggunakan e-mel, pastikan anda hanya menggunakannya untuk memberitahu orang di mana mereka boleh mendapatkan maklumat tersebut. Folder biasa: Jika anda tidak mempunyai intranet, kemudian buat folder biasa pada pemacu rangkaian yang boleh diakses oleh semua orang. Papan buletin: Anda boleh menggunakan ruang fizikal untuk menyiarkan maklumat. Orang sering boleh menyemaknya, dan ia juga menyediakan tempat di mana orang boleh berkumpul dan membincangkan kebimbangan mereka.
